Mitarbeiter/in Büromanagement und operative Koordination (m/w/d)

Steig ein. Beweg was.

Die PotsdamBus GmbH ist ein modernes Familienunternehmen mit Sitz in Kleinmachnow und einer Flotte aus Omnibussen sowie modernen, komfortablen Limousinen. Seit 2007 sorgen wir für die pünktliche und zuverlässige Beförderung unserer Kunden im Schulbus-, Gelegenheits- und Reiseverkehr sowie für hochwertige Fahrdienstleistungen im Limousinenbereich.

• Befristung: unbefristet
• Beginn: ab 01.01.2027
• Umfang: Vollzeit
• Tätigkeit: Kaufmännische Tätigkeit und Disposition
• Sprachkenntnisse: Englisch und Deutsch fließend in Wort und Schrift

Organisationstalent mit Herz und Überblick gesucht!

Du kennst dich mit Bürotätigkeiten aus und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Du organisierst gerne, kommunizierst gerne mit Menschen und hast ein offenes Ohr für die Anliegen anderer? Dann könntest Du wunderbar zu uns passen!

Für unser Büroteam suchen wir Verstärkung. Dich erwartet eine abwechslungsreiche Aufgabe, bei der kaufmännisches Geschick, Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Menschen gleichermaßen gefragt sind.

Deine Aufgaben:

Büromanagement & Kundenbetreuung

• Bearbeitung der täglichen Geschäftskorrespondenz per E-Mail und Telefon, auf Deutsch und Englisch
• Kommunikation mit unseren Kunden – von der ersten Kundenanfrage über die Angebotserstellung und Auftragsabwicklung bis zur Rechnungsstellung
• Verwaltung und Pflege von Kunden- und Geschäftspartnerdaten
• Überwachung offener Forderungen und Kontrolle der Zahlungseingänge
• Koordination und Erledigung sämtlicher organisatorischer Belange rund um das Büro
• Vorausschauendes Erkennen von Handlungsbedarf und selbstständiges Anstoßen notwendiger Maßnahmen
  

Büromanagement & Kundenbetreuung

• Aufträge verteilen und besprechen, Fahrtverlauf nachvollziehen, Informationen weitergeben und bei Problemen schnell und lösungsorientiert reagieren
• Erster Ansprechpartner bei Fragen, Unklarheiten oder Problemen während der Auftragsabwicklung sein
• Koordination und Finden pragmatischer Lösungen, wenn einmal etwas anders läuft als geplant
• Für das Fahrpersonal da sein, zuhören, Anliegen ernst nehmen und als verlässliche Schnittstelle zwischen Fahrern und Geschäftsführung agieren

Dein Profil:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im Büromanagement, in der Auftragsabwicklung oder Disposition
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, d.h. Du siehst, was getan werden muss, denkst mit und kümmerst dich darum – ohne auf konkrete Anweisungen warten zu müssen
• Belastbarkeit und Stressresistenz, auch wenn es einmal hektisch wird
• Flexibilität und die Fähigkeit, Dich schnell auf wechselnde Situationen und kurzfristige Planänderungen einzustellenFreude an Kommunikation und ein freundliches, verbindliches Auftreten
• Empathie, Geduld und ein gutes Gespür für den Umgang mit Menschen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Familienunternehmen
• Geregelte Arbeitszeiten: Montag bis Freitag zwischen 7.30 – 16 Uhr   
• Übernahme der Kosten für das Deutschlandticket
• Möglichkeit des Fahrradleasings (JobRad)
• Zusätzlich einen 50 Euro/Monat Sachbezug nach Ende der Probezeit
• Betriebliche Altersvorsorge
• Fehlt etwas? Lass uns wissen, was Dir wichtig wäre

Dein Arbeitsplatz

Die Tätigkeit wird grundsätzlich vor Ort in unserem Büro am Firmensitz ausgeübt. Da die enge Abstimmung mit unserem Fahrpersonal, unseren Kunden vor Ort und die Koordination der laufenden Aufträge einen wichtigen Teil Deiner Arbeit ausmachen, ist uns die persönliche Präsenz wichtig. Punktuelles Home Office bei wichtigen, persönlichen Angelegenheiten ist nach Absprache möglich. Und ja, es gibt Kaffee, Wasser, Tee und manchmal auch Kuchen, Kekse oder Obst.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!